Sebuah komunitas di dunia maya, pastilah butuh seorang pengelola. Kalau di Whatsapp, jelas harus ada admin grup Whatsapp. Namun, kira-kira pas tidak kalau ada pelatihan khusus buat mereka?
Sekitar tahun 2011, saya diperkenalkan oleh seorang teman tentang aplikasi Whatsapp. Waktu itu, sepertinya saya juga belum lama pakai HP Android. Katanya sih, aplikasi Whatsapp itu bagus digunakan untuk chatting dan komunikasi lainnya.
Pada akhirnya, setelah saya pakai, nyaman juga. Saya bisa menghubungi teman-teman lama, meski waktu itu memang sudah ada Messenger Facebook juga.
WA yang saya pakai itu makin berkembang lagi setelah saya dimasukkan ke sebuah grup dakwah. Wah, senang juga sih bisa komunikasi sama teman-teman di sebuah organisasi dakwah! Tentu, isinya laki-laki semua. Jadi, lebih aman dan terhindar dari fitnah. Bukankah ada yang mengatakan bahwa fitnah itu lebih kejam daripada fitness?
Makin ke sini, grup yang saya ikuti makin banyak. Tentu admin grup Whatsapp yang ada juga berbeda-beda. Tugas admin grup Whatsapp tersebut juga tidak sama. Ada grup pekerjaan, bahkan yang tingkat nasional, keluarga besar, keluarga kecil, grup kelas menulis dan macam-macam lainnya.
Bahkan, pernah juga saya jalan dengan teman-teman seprofesi di Bandung. Saya usul daripada bingung mau kirim foto-foto ke teman-teman yang ikut, lebih bagus dibuatkan satu grup saja. Jadi, bisa lihat semua. Usulku pun diterima. Yang jadi admin grup Whatsapp waktu itu malah hapenya lowbat. Walah!
Ada juga grup jualan. Ini pengembangan dari grup dakwah yang saya ikuti pada tingkat provinsi. Saya beberapa kali promosi di situ tentang jasa pembuatan website. Tapi, tidak ada respon.
Apakah mereka yang tergabung di situ cuma mengandalkan foto ala kadarnya sama copywriting juga apa adanya untuk promosi? Tidakkah mereka berpikir untuk membangun sebuah toko online begitu? Ah, saya pun berpikir, mereka jualan dengan caranya sendiri. Caranya masing-masing.
Dari berbagai grup yang ada, saya pernah ke luar masuk. Saya ke luar ketika dirasa grup itu sudah tidak terlalu penting bagi saya. Karena toh ada juga grup yang dobel-dobel isinya. Orangnya juga itu-itu saja kok. Lebih bagus saya kurangi. Selain lebih sehat bagi HP, juga pemiliknya dong!
Namun, hal tersebut beda dengan teman saya di Makassar. Grup yang dia ikuti banyak sekali. Sekitar 30-an kalau tidak salah. Ternyata, itu bagian dari taktiknya untuk jualan produk. Ya, dia pernah jualan sepatu, jaket, tumbler dan lain-lain. Alhamdulillah, semuanya laku.
Pegang Peranan Penting
Kalau kamu datang di sebuah acara, orang yang memegang kuncinya adalah seorang MC. Jika di sebuah acara diskusi, maka moderator yang mengawalnya. MC atau moderator membuka dan menutup acara sesuai dengan waktu yang ditentukan oleh ketua dan anggota panitia lainnya.
Tidak sembarang memang orang yang menjadi MC atau moderator tersebut. Jelas bukan orang yang mengidap glossophobia. Kalau MC, bolehlah agak lucu, agar acara tidak garing. Sedangkan moderator lebih terkesan serius agar diskusi yang ada juga tidak dianggap main-main.
Nah, kalau di WA, maka kedua posisi itu dipegang oleh seorang admin grup Whatsapp. Lengkapnya sih administrator. Jangan dikira itu admin, lalu ada adplus ya! Beda memang.
Admin adalah orang yang paling berkuasa dalam sebuah grup WA. Dia bisa menambahkan anggota. Bisa juga menendangnya ke luar. Dia semestinya mengatur jalannya grup itu akan seperti apa? Dari situ, para anggotanya pun akan diarahkan seperti apa?
Oleh karena pentingnya peran seorang admin, maka tidak sembarangan dong dalam menunjuk orang yang memegangnya. Pasti ada sebuah tanggung jawab admin grup Whatsapp tersebut.
Yang jelas, seorang admin itu haruslah masih hidup. Selain itu, dia punya HP yang bisa menampung aplikasi WA. Tidak lucu ah, masa admin WA tidak ada Whatsappnya?!
Selain itu, punya paket data atau terkoneksi dengan Wifi. Lebih bagus sih jangan Wifi gratisan. Kalau tahu bahwa admin grup Whatsapp suka Wifi gratisan, maka mungkin saja bisa merusak jaringan admin WA nasional.
Admin mesti juga seorang yang dewasa, atau orang yang berpikiran dewasa, karena mungkin akan menghadapi salah satu anggotanya yang bertingkah kekanak-kanakan. Perlu tegas, mesti tidak selalu keras. Kadang mesti ada yang ditendang, kadang pula ada yang mesti disayang.
Tugas atau tanggung jawab admin grup Whatsapp memang berat. Entah berapa kilogram beratnya? Dan, tugas berat tersebut sama sekali tidak mendapatkan honor atau kompensasi, baik dari sesama anggota maupun petinggi Whatsapp dunia.
Keberatan tugas dari admin tersebut, maksudnya tugas berat dari admin tersebut, perlu kiranya ada sebuah pendalaman materi keadminan. Siapa yang melatih ini? Entahlah, namun yang jelas ada beberapa hal yang perlu ditanamkan lebih dalam kepada para admin WA. Beberapa di antaranya:
Tahu Tujuan Grup WA Dibuat
Mungkin yang tadinya admin cuma satu, terus berkembang menjadi dua, tiga, empat dan seterusnya sesuai kebutuhan. Ketika seorang admin membuat grup WA, maka semestinya dia tahu dan paham untuk apa sih grup itu dibuat?
Dari sekian jutaan grup di dunia ini, kira-kira apakah perlu menambahkan satu grup lagi? Apakah grup yang lama, kalaupun ada, sudah tidak terlalu efektif? Apakah yang lama sudah tidak lagi kondusif? Apakah yang baru ini semacam persaingan dengan grup yang lama?
Admin harus paham terlebih dahulu “mengapa”, baru dipikirkan “bagaimana”. Misalnya, grup yang baru untuk tujuan jualan. Apakah tidak ada grup jualan sebelumnya? Oh, ada, tapi di daerah lain.
Ada juga grup jualan, tapi barang-barang yang dijual tidak sesuai kemauan admin. Ada gambar yang membuka aurat, berbau riba, isinya produk haram dan lain sebagainya. Makanya, dibuat grup WA jualan yang lebih syar’i. Tidak ada perempuan di situ misalnya.
Ketika admin sudah tahu mengapa grup itu dibikin dan dipahami betul-betul, maka itu akan menjadi pendorong kerja admin dalam menjalankan grup. Mungkin dia tidak perlu menjelaskan alasan grup itu dibuat ke semua anggota.
Cukuplah dia, Allah dan para admin lain yang benar-benar tahu. Sebab itu menyangkut rahasia negara juga. Meski yang dipakai adalah negara api.
Penyambutan Setiap Anggota yang Masuk
Namanya grup, kalau cuma dia sendiri sebagai admin grup Whatsapp, ngapain juga Bro? Makanya, perlu merekrut anggota. Dua cara bisa dipakai, masuk sendiri atau dimasukkan admin. Masuk sendiri lewat link grup, kalau dimasukkan admin, ya, diadd saja orangnya.
Ketika ada anggota baru, maka selalu ada tulisannya bergabung. Otomatis, tidak cuma admin grup Whatsapp yang tahu ada anggota baru, tetapi juga seluruh anggota yang sudah masuk duluan.
Sebagai admin yang baik, memang perlu menyambut si anggota baru. Hal ini sebagai tata krama dan adab yang mulia dari admin sendiri. Sekaligus memberikan tanda kesegaran bagi anggota baru, wah, ini grup yang berbeda! Adminnya ramah. Grupnya pasti asyik nih!
Bukankah ketika kita bikin acara, maka tuan rumah akan menyambut tamu dengan senyum manis, jempol kanannya menunjuk ke dalam mempersilakan masuk? Bahkan, sampai tuan rumah berdiri dari duduknya, demi menghormati si tuan rumah. Atau malah dari tadi berdiri di depan pintu. Lalu, kenapa untuk grup WA tidak dibuat seperti itu?
Ini yang banyak dilupakan admin. Anggota masuk, dicuekin saja. Menurutnya, anggota mau masuk atau tidak, itu terserah si anggota sendiri. Begitulah di pikiran admin yang biasa-biasa saja.
Sementara admin yang cerdas, membuat grup WA, ingat kembali ke tujuan grup dibuat. Apakah akan memberikan manfaat ke para anggota ataukah sekadar ikut-ikutan bikin grup?
Memberikan penyambutan bisa dengan kalimat, “Welcome, Bro!” atau “Assalamu’alaikum, ahlan wa sahlan bagi yang baru bergabung” atau “Hey, cuk, met gabung yo!” Terserah yang mana mau dipakai, karena kalimat sambutan ini masih ada kaitannya dengan tujuan grup. Beda antara grup WA untuk dakwah, pendidikan maupun suka-suka saja.
Memberikan Informasi dan Menjawab Pertanyaan
Admin itu bagaikan guru di grup itu. Secara otomatis, dia harus lebih paham tentang materi atau isi dari grup yang dipimpinnya. Dan, tanggung jawab itu tidak main-main lho, karena bisa juga pertanggungjawaban sampai kepada Allah Ta’ala. Begitulah.
Jika admin paham dengan semua materi, maka dia bisa menangkal adanya hoax yang diluncurkan oleh salah satu anggotanya. Ini jika grupnya dibuat terbuka lho! Dalam arti setiap anggota bebas berpendapat. Namun, kalau grup itu dibikin “hanya admin yang dapat mengirim pesan”, maka itu lain cerita.
Saat ada anggota yang menyebarkan hoax, misalnya: Pemerintah Berikan Internet Gratis, maka admin yang harus pertama kali maju untuk menangkalnya. Bisa dengan mengetikkan “Maaf itu berita hoax” atau dengan stiker juga boleh.
Jangan jadi admin yang plonga-plongo, dia tidak tahu itu kabar hoax atau bukan. Malah melihat ada tulisannya internet gratis, jadi yang pertama mengeklik. Tepok jidat. Dasar mental gratisan! Untung tidak disebut miskin yang bisa menularkan Corona.
Adanya grup WA juga menjadi ajang untuk bertukar pendapat dan pertanyaan. Saat ada anggota grup bertanya sesuatu yang kaitannya dengan grup itu, tugas admin adalah menjawabnya. Jangan dicuekin begitu saja!
Kalau anggota tersebut bertanya, tetapi tidak dijawab, lalu apa gunanya bikin grup? Bikin pemborosan kuota saja! Masa si anggota tersebut mesti japri admin untuk menanyakan hal yang sama? Bukankah adanya pertanyaan tersebut dan dijawab admin, maka akan juga menjadi pengetahuan dan informasi bagi para anggota lainnya.
Kalau ada admin yang cuek dengan pertanyaan-pertanyaan yang ada, atau bahkan dengan pikiran “ah, kalau si itu yang tanya, nggak usah dijawab, toh dia hanya bercanda ji.” Jika pikiran admin semacam itu, maka memang perlu diperiksa flu, batuk dan suhu tubuhnya.
Dan, anggota yang dicuekin, lebih baik ke luar saja, karena toh kehadirannya tidaklah bermanfaat. Pertanyaannya juga tidak bakal dijawab sampai hari kiamat. Lebih bagus cari grup lain atau kurangilah ikut-ikut grup yang tidak jelas.
Membagi dan Mendelegasikan Tugas
Jika adminnya beberapa orang seiring dengan anggota grup yang makin bertambah, maka tugas admin grup Whatsapp memang perlu dibagi. Misalnya, siapa yang khusus untuk memasukkan orang, siapa juga yang khusus menendang orang ke luar.
Siapa pula yang memberikan informasi, siapa juga yang nanti akan menjawab serta menanggapi. Dan, tidak kalah penting adalah menegur kepada anggota yang melanggar.
Janganlah ada ewuh pakewuh, tidak enakan dengan anggota grup. Kalau memang si anggota itu tidak sesuai aturan, sikat saja! Tegur saja di depan umum. Seperti dalam sebuah grup kepenulisan yang saya ikuti sampai sekarang.
Waktu itu, ada yang promosi kursus menulis yang lain. Padahal di grup itu, kami juga belajar menulis dari seorang penulis terkenal, mantan wartawan.
Teguran datang dari admin kepada si anggota tersebut. Setelah itu, anggota itu meminta maaf dan berjanji tidak akn mengulangi. Nah, itu baru admin yang bener! Jempol untuk si admin grup Whatsapp itu.
Lain halnya dengan anggota grup yang memberikan sajian berharga. Misalnya, tulisannya sendiri yang bermanfaat. Sang admin grup Whatsapp perlu juga dong memberikan apresiasinya kepada anggota tersebut. Hanya berupa emoticon like, stiker bagus atau ucapakan “Barokallah” itu sudah membuat hati si anggota grup jadi lebih bahagia.
Seandainya tidak ada semacam itu, nanti jangan sampai melemahkan semangatnya buat menulis lagi. Karena toh saya yakin tidak semua anggota grup mahir menulis, kecuali memang grup WA kepenulisan.
Apresiasi yang kecil semacam itu juga menjadi tanda adab mulia dari admin. Masa, maunya anggota grup harus berakhlak mulia, sementara adminnya tidak? Justru adminlah yang memberi contoh. Begitu lho, Bambang…
Melakukan Evaluasi Grup
Antaradmin perlu membuat grup tersendiri terhadap grup yang diadmini. Sebagai contoh, waktu ada salah satu anggota yang ke luar dengan jengkelnya sambil memasang emoticon setengah marah, maka para admin yang ada perlu membuat evaluasi.
Lha, kok bisa sih anggota tersebut ke luar? Oh, jangan-jangan karena memang dicuekin oleh siapapun di grup tersebut. Kehadirannya baru terasa justru ketika ke luar itu. Baru tahu, oh, ada nama itu toh di grup!
Evaluasi juga ditujukan bagi anggota yang terlalu aktif, tetapi kebanyakan isinya tidak bermutu. Jika para admin tidak melakukan evaluasi, maka grup akan berjalan stagnan dan semakin tidak menarik.
Kalau dipikir-pikir mungkin, tugas admin grup Whatsapp ternyata berat juga ya? Ah, sebenarnya tidak berat kok. Kan modalnya tinggal ketak-ketik saja di WA. Kalau masih merasa berat, ya, perlu ditusuk dengan kata-kata seperti ini: Siapa suruh jadi admin??
Kesimpulan
Pada akhirnya, semuanya terpulang kepada para admin yang terhormat. Mereka ‘kan yang bikin grup, jadi ya terserah mereka grup tersebut mau dibikin seperti apa. Seandainya nanti ada baku debat di dalam grup itu, maka solusi yang bisa diambil adalah lockdown saja, lah!
